Noch im Home Office? So funktioniert Führen auf Distanz

Um gute Rahmenbedingungen zu schaffen, sollten Führungskräfte und Mitarbeiter klare Regeln hinsichtlich Reaktionszeiten und Dringlichkeit vereinbaren. Beispielsweise: E-Mails werden innerhalb von 24 Stunden beantwortet, verpasste Anrufe am selben Tag. »Wichtig ist es, den Mitarbeitern klar zu kommunizieren: Wer krank ist, arbeitet nicht! Das gilt im Home Office genauso«, sagt Nicole Ruckser, Vorstandsmitglied der Österreichischen Vereinigung für Supervision und Coaching.

Ebenso sollten Führungskräfte den Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringen. Also: Kommunizieren, dass alle sich die Zeit frei einteilen dürfen und gleichzeitig fixe Zeiten vereinbaren, wann man erreichbar ist und wann nicht. »Home Office heißt nämlich nicht, dass man jederzeit erreichbar sein muss. Das müssen Führungskräfte vorleben und die Zeiten, zu denen sie nicht erreichbar sind, klar kommunizieren«, erläutert die Expertin.

Raum für persönliche Gespräche schaffen

Das Thema Corona sollte nicht Bestandteil jedes Gesprächs sein, auch wenn es sehr präsent ist. Trotzdem ist es wichtig, den individuellen Herausforderungen, Bedürfnissen und Bedenken der Mitarbeiter Raum zu geben. »Dampf ablassen gehört dazu. Hierfür können etwa spezielle Zeiten geschaffen werden, beispielsweise kurz vor den Meetings in Kleingruppen«, empfiehlt Ruckser. »Belastungen sollten von Führungskräften ernstgenommen werden, trotzdem muss es mindestens genauso viel Raum für das Feiern von Erfolgen geben.«

Gute Vorbereitung vor Meetings

»Als Geschäftsführung hat man eine Vorbildfunktion. Darum ist es wichtig, wie man im Meeting auftritt, was man sagt und welches Ziel man verfolgt«, fährt sie fort. Es mache beispielsweise einen großen Unterschied zu sagen »Ich hoffe, diese Online-Calls haben bald ein Ende!« oder »Ich freue mich, Sie alle heute online zu sehen«. Meetings sollten außerdem nicht abgesagt werden, außer es lässt sich gar nicht vermeiden. »Sagt die Geschäftsführung Meetings grundlos ab, vermittelt das eine klare Botschaft: Der Kontakt mit dem Team oder der Person hat keine Priorität. Das schafft neben der räumlichen auch eine persönliche Distanz«, erklärt Ruckser.

In Kontakt bleiben

Im Büroalltag ist man als Führungskraft automatisch präsent und zeigt Mitarbeitern, teils auch unbewusst, Anerkennung. »Eine Begrüßung am Gang, ein Lächeln oder wertschätzende Worte, auch wenn es nur kleine Gesten sind: Auf Distanz muss man kreativ werden, um dies beizubehalten«, sagt die Expertin. »Eine schlichte SMS mit einem Dankeschön, eine gezielte Frage nach dem Wohlbefinden oder das Senden von Entspannungs-Videos für eine fünf-Minuten-Pause: kleine Aufmerksamkeiten zeigen, dass die Leistung gesehen wird, auch auf Distanz.« Auch das Führen regelmäßiger Einzelgespräche mit Mitarbeitern hilft, mit dem Team in Verbindung zu bleiben.

Individuelle Herausforderungen erkennen & meistern

Aus den Einzelgesprächen ergibt sich auch, was die Mitarbeiter brauchen und vor welchen Herausforderungen sie stehen. »Es ist auch im Interesse der Geschäftsführung, mehrere Perspektiven einzunehmen und den Mitarbeiter zuzuhören. So können alle besser und motiviert zum Unternehmenserfolg beitragen«, beschreibt Ruckser. Im Team kann besprochen werden, wie man Aufgaben aufteilen kann, wenn Einzelne stark belastet sind. »Pausen können im Home Office so genommen werden, wie es den individuellen Bedürfnissen entspricht. Wer sich zehn Minuten ausruhen muss, sollte das tun können, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben«, sagt sie.

Allgemein gilt: Auch für die Geschäftsführung ist die Situation nicht einfach. »Sich Fehler einzugestehen ist ein erster Schritt. Es gibt keine perfekte Lösung für alle Mitarbeiter und Bedürfnisse ändern sich. Führungskräfte sollten sich Zeit nehmen, zu reflektieren und über mögliche Veränderungen nachzudenken«, so Ruckser abschließend.