Wo? Wann? Was? und vor allem Wie? – um diese Fragen dreht sich jede Eventplanung. Wir haben bei einem Experten nachgefragt, was Sie bei Ihrem nächsten Event beachten sollten.
Egal ob Sie für Ihr Unternehmen eine Weihnachtsfeier, ein Seminar, Teambuilding Event oder ein privates Fest organisieren – bei jeder Veranstaltung gibt es wichtige Schritte, die beachtet werden müssen. Am Beginn jeder Eventplanung dreht sich alles um die Dreifaltigkeit aus »Termin, Ort und Inhalt«. Sobald diese drei Punkte klar definiert und ausgearbeitet sind, geht es weiter zu den Feinheiten und Details. Damit Sie nichts Wichtiges vergessen, haben wir beim »Events & Sales Coordinator« Dominik Piasecki aus dem Sans Souci Wien nachgefragt, was es alles zu beachten gibt.
Piasecki: Das kommt natürlich immer ganz darauf an, um welche Veranstaltung es sich handelt. Bei einer Geburtstagsfeier sind die Anforderungen nicht dieselben wie beispielsweise bei einem Seminar. Allgemein gilt auf einen Raum mit guter Akustik, ausreichend Tageslicht und bequemer Bestuhlung zu achten. Technische Ausstattung und Annehmlichkeiten wie eine Klimaanlage und die richtige Raumgröße spielen bei der Location ebenfalls eine wichtige Rolle.
Piasecki: Eine ideale Eventlocation hat eine top Infrastruktur. Das kann entweder eine gute Öffi-Anbindung sein oder ausreichend vorhandene Parkplätze. Für uns als Eventplaner:innen ist es auch immer hilfreich, wenn wir zu Beginn schon möglichst detaillierte Informationen über die Veranstaltung bekommen, dann können wir maßgeschneiderte Angebote erstellen und die Kund:innen profitieren von allen Serviceleistungen. Das gilt auch für Weihnachtsfeiern , wenn wir rechtzeitig wissen welche Vorstellungen Sie haben, können wir den perfekten Rahmen für ein stimmungsvolles Fest bieten.
Piasecki: In vielen Fällen bietet es sich an, eine Location mit Übernachtungsmöglichkeit zu wählen. Dadurch können alle Teilnehmer:innen stressfrei in die Veranstaltung starten. Hotelzimmer dienen außerdem als angenehmer Rückzugsort zwischen den einzelnen Programmpunkten. Eine Übernachtung fördert zudem das Teamgefühl, der Seminarteilnehmer:innen, wenn bei einem entspannten Frühstück gemeinsam in den Veranstaltungstag gestartet wird. Als Veranstalter:in haben Sie so die Möglichkeit, sich voll und ganz auf den perfekten Ablauf zu konzentrieren, während wir uns um den restlichen Service und das Wohlbefinden kümmern.
Piasecki: Jede Veranstaltung steht und fällt mit der Technik, denn egal wie toll Sie einen Vortrag oder eine Präsentation vorbereiten – spielt die Seminartechnik nicht mit, waren alle Bemühungen umsonst. Bei der Besichtigung einer Location sollten Sie deshalb unbedingt auch auf die technische Ausstattung achten. Internetverbindung, Displays, Hybridtechniken oder kabellose Verbindungsmöglichkeiten sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
Piasecki: Bei vielen Veranstaltung bietet es sich an, eine:n Fotograf:in zu engagieren. Der Profi kann die schönsten Momente festhalten, die dann je nach Event für Presseaussendungen oder auch das Familienalbum genutzt werden können.
Piasecki: Auch wenn Sie ein betriebliches Seminar planen, sollten Sie darauf achten, dass es ein abwechslungsreiches Begleitprogramm gibt. Das lockert die Stimmung auf und stärkt den Teamgeist! Wir organisieren zum Beispiel einen gemeinsamen Cocktailkurs, eine traumhafte Fiakerfahrt oder ein Champagner-Tasting. Aber auch ein stilvolles Abendessen kann Grundlage für gemeinsame Anekdoten schaffen und macht das Event zum vollen Erfolg!
Mehr dazu finden Sie unter sanssouci-wien.com oder Sie wenden sich direkt an Dominik Piasecki für eine detaillierte Auskunft.
